Datenschutzinformation

I. Verantwortliche

Verantwortliche für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist:

VP Compliance GmbH
Heidestr. 22
13467 Berlin
info@vpdata.de

Webseiten: www.vpdata.de, www.vpcompliance.de, www.vpaml.de, www.vpsec.de

(nachfolgend: auch „wir“ oder „uns“)

Für alle Fragen zum Thema Datenschutz aber auch in Zusammenhang mit unserer Dienstleistung oder der Nutzung unserer Webseite, können Sie sich jederzeit an uns wenden. Wir sind unter obiger postalischer Adresse, sowie unter der angegebenen E-Mail-Adresse erreichbar.

II. Allgemeine Informationen zu erhobenen Daten, Rechtsgrundlagen und Zwecken der Speicherung

1. Nutzung der Webseite

Bei der rein informatorischen Nutzung unserer Webseite, also wenn Sie nicht anderweitig Kontakt mit uns aufnehmen, verarbeiten wir nur die personenbezogenen Daten, die ihr Browser an unseren Server übermittelt und die für die Darstellung unserer Webseite und die Gewährleistung von Stabilität und Sicherheit technisch notwendig sind. Die Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser Interesse besteht darin, Ihnen einen reibungslosen Verbindungsaufbau und eine komfortable Nutzung unserer Webseite zu ermöglichen, eine sichere, stabile und schnelle Seite anzubieten und administrative Tätigkeiten ausüben zu können, die in diesem Zusammenhang erforderlich sind.

2. Datenverarbeitung bei Kontaktaufnahme

Sie können das Kontaktformular auf dieser Webseite nutzen oder uns per E-Mail, Post oder Telefon erreichen, um mit uns in Kontakt zu treten. Die in dem Zusammenhang der Kontaktaufnahme über unser Kontaktformular und/oder per E-Mail, Post oder Telefon erhobenen personenbezogenen Daten verarbeiten wir ausschließlich zum Zweck der Kommunikation mit Ihnen. Die Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Die bei der Verwendung des Kontaktformulares von uns erhobenen Daten werden nach vollständiger Bearbeitung Ihrer Anfrage gelöscht, es sei denn, wir benötigen diese zur Erfüllung vertraglicher oder gesetzlicher Pflichten (genaueres hierzu siehe Ziffer V.).

3. Datenverarbeitung im Rahmen der Anbahnung und Durchführung eines Vertragsverhältnisses

Wir verarbeiten im Rahmen unseres Vertragsverhältnisses und dessen Anbahnung personenbezogene Daten unserer (künftigen) Kund:innen. Handelt es sich bei unseren (künftigen) Kund:innen um Unternehmen, verarbeiten wir personenbezogene Daten von deren gesetzlichen Vertreter:innen und ihren Beschäftigten. Zudem verarbeiten wir personenbezogene Daten von Dritten, die im jeweiligen Sachverhalt eine Rolle spielen (z.B. Partner, externe Datenschutzbeauftragte, sonstige Beteiligte). Typischerweise sind dies die folgenden personenbezogenen Daten:

• Stammdaten (z.B. Name, Anschrift, Kontaktinformationen wie E-Mail, Telefonnummer und Internetadresse);
• kundenbezogene Daten (z.B. Verträge, Kommunikation);
• Beratungsdaten (z.B. Inhalte von Anfragen und Dokumente);
• Tätigkeitsdaten (z.B. Beratungsdokumentation, Leistungsnachweise, Abrechnungen);
• weitere Daten, die Sie uns freiwillig im Rahmen des Vertragsverhältnisses mitteilen;

Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt,

• um das Vertragsverhältnis anzubahnen und durchzuführen;
• um gesetzliche Pflichten zu erfüllen;
• zur Akquise;
• um Sie angemessen beraten zu können;
• um mit Ihnen kommunizieren zu können;
• um betriebliche Prozesse effizient zu gestalten;
• zur Buchhaltung und Rechnungsstellung;
• um Akten zu archivieren, Daten zu löschen und das Vertragsverhältnis zu dokumentieren.

Die Datenverarbeitung erfolgt nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO.

Falls Sie nicht persönlich Kund:in sind oder werden wollen (etwa weil nicht Sie, sondern das Unternehmen, für das Sie tätig sind uns beauftragt hat oder beauftragen will, oder falls Sie z.B. externe:r Datenschutzbeauftragte:r oder sonstige Beteiligte sind) verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Unsere berechtigten Interessen bestehen in der angemessenen Beratung zu den genannten Zwecken, oder z.B. an einer Kontaktaufnahme.

Sofern wir gesetzlich zur Datenverarbeitung verpflichtet sind, stützen wir diese auf Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO i.V.m. der jeweiligen gesetzlichen Vorschrift, insbesondere zur Erfüllung berufs-, handels- und abgaberechtlicher Pflichten zur Dokumentation und zur Aufbewahrung.

Unter Umständen müssen wir Ihre personenbezogenen Daten für die Geltendmachung von Ansprüchen oder zur Abwehr von Ansprüchen verarbeiten; Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse aus Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO an einer effizienten Rechtsverteidigung und Durchsetzung von Ansprüchen.

Die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten ist erforderlich, soweit Sie, oder das Unternehmen für das Sie tätig sind, uns beauftragen wollen. Sofern Sie Ihre personenbezogenen Daten nicht bereitstellen, ist die Begründung und Durchführung des Vertragsverhältnisses nicht möglich. Sofern wir einer gesetzlichen Pflicht zur Verarbeitung bestimmter Daten unterliegen, ist die Bereitstellung der entsprechenden Daten für die Beauftragung ebenfalls zwingend erforderlich.

4. Bewerbungen

Sie können sich bei uns per E-Mail oder postalisch bewerben. Zweck der Datenerhebung ist die Durchführung des Bewerbungsverfahrens, um möglicherweise ein Beschäftigungsverhältnis zu begründen. Für die Bearbeitung Ihrer Bewerbung erheben wir die von Ihnen zur Verfügung gestellten Daten. Da bei einem unverschlüsselten Versand von Bewerbungen per E-Mail die Vertraulichkeit nicht gewährleistet werden kann, können Sie sich auch postalisch bewerben. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO. Sollte sich aus der Bewerbung kein Arbeitsverhältnis begründen, werden diese Daten nach Ablauf von sechs Monaten nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens gelöscht.

5. Newsletter / Community-Listen

Wir bieten den Empfang von Newslettern und die Registrierung für unsere Communities an. Dazu benötigen wir Ihre E-Mail-Adresse, um Ihnen Informationen zusenden zu können. Außerdem bietet unser Dienstleister die Möglichkeit an, die erfolgreiche Zustellung und das Öffnen der Mail zu messen. So können wir eventuelle Fehler beim Versand der E-Mails erkennen und beheben. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Ihre Einwilligung, Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO. 

III. Empfänger von Daten

Eine Weitergabe Ihrer Daten durch uns erfolgt nur, wenn uns das rechtlich erlaubt ist. Wir geben Ihre Daten ggf. wie folgt weiter, soweit nicht oben bereits gesondert genannt:

• Hostingdienstleister für unsere Webseite: Strato GmbH, Otto-Ostrowski-Straße 7, 10249 Berlin

• Office-Produkte: Microsoft Ireland Operations, Ltd., One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, D18 P521, Irland

• E-Mail-Dienstleiter für den Versand unserer Newsletter: Klick-Tipp Limited, 15 Cambridge Court, 210 Shepherd’s Bush Road, London W6 7NJ, Vereinigtes Königreich

• freie Mitarbeiter

Die Weitergabe erfolgt jeweils aufgrund unseres berechtigten Interesses, unseren Geschäftsbetrieb unternehmerisch frei zu gestalten und entsprechend frei über das eingesetzte Personal und die eingesetzten IT-Dienstleister im Sinne einer effizienten und angemessenen Beratung sowie organisierten Geschäftsbetriebs zu entscheiden; Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO.

Alle Empfänger, an die wir Ihre personenbezogenen Daten übermitteln, dürfen diese Daten nur nach unserer Weisung verarbeiten. Die Dienstleister werden von uns sorgfältig ausgewählt und beauftragt und sind an unsere Weisungen gebunden. Ferner sind wir vertraglich berechtigt, die Einhaltung der entsprechenden vertraglichen und gesetzlichen Regelungen durch die Dienstleister zu kontrollieren.

Wir behalten uns zusätzlich im Falle einer gesetzlichen Verpflichtung vor, Informationen über Sie offen zu legen, wenn die Herausgabe von rechtmäßig handelnden Behörden oder Strafverfolgungsorganen von uns verlangt wird. Die Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Soweit wir Ihre Daten in einen Staat übertragen, der weder der EU noch dem EWR angehört und für den kein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission besteht, werden wir alle erforderlichen Maßnahmen ergreifen, um die jeweilige Datenverarbeitung abzusichern. Dies schließt beispielsweise den Abschluss von Standarddatenschutzklauseln der EU-Kommission ein.

IV. Speicherdauer

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten solange, wie es für die Erreichung des jeweiligen in dieser Datenschutzinformation angegebenen Zwecks notwendig ist, insbesondere zur Erfüllung unserer gesetzlichen und vertraglichen Verpflichtungen. Nach Zweckerreichung werden diese Daten gelöscht, es sei denn, dass das Gesetz uns die weitere Speicherung für bestimmte Zwecke erlaubt, einschließlich der Verteidigung von Rechtsansprüchen. Wir löschen personenbezogene Daten, nachdem und soweit die Speicherung nicht mehr erforderlich ist und keine berechtigten Interessen oder gesetzlichen Pflichten unsererseits wie etwa gesetzliche Aufbewahrungspflichten (§ 147 AO, § 257 HGB, § 14b UStG) einer Löschung entgegenstehen. Eine Löschung erfolgt demnach grundsätzlich 6 bis 10 Jahre nach Ende des Vertragsverhältnisses.

V. Ihre Rechte

Sie haben nach Maßgabe der gesetzlichen Bestimmungen folgende Rechte hinsichtlich der Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:

• Recht auf Auskunft
• Recht auf Berichtigung und Löschung
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
• Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung
• Recht auf Datenübertragung

Zudem haben Sie das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde über die Datenverarbeitung durch uns zu beschweren. Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist: Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Alt-Moabit 59-61, 10555 Berlin.

VI. Widerrufs- und Widerspruchsrecht

Sie haben das Recht, eine uns gegenüber erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Die auf dieser Einwilligung beruhende Verarbeitung werden wir dann für die Zukunft nicht mehr fortführen. Die Rechtmäßigkeit der erfolgten Verarbeitung aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf wird durch den Widerruf nicht berührt.

Sollte die Datenverarbeitung durch uns auf Grundlage von berechtigten Interessen geschehen, haben Sie das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer Daten einzulegen aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben.

Der Verarbeitung Ihrer Daten zu Zwecken der Direktwerbung können Sie jederzeit widersprechen, auch ohne die Angabe von Gründen.

Um von Ihrem Widerrufs- oder Widerspruchsrecht gebrauch zu machen, schicken Sie bitte eine formlose Mitteilung an die unter Ziffer I. genannten Kontaktdaten.